La gestione dei dati storici di clienti e fornitori nelle anagrafiche di Arca Evolution


Quante volte ti è capitato che un cliente ti abbia comunicato un cambiamento di indirizzo o di forma societaria? In questi casi cosa fai per non perdere i vecchi dati?
Lo sapevi che Arca Evolution ti aiuta in modo chiaro e semplice nella gestione delle modifiche delle informazioni anagrafiche attraverso una procedura immediata?

I dati anagrafici dei tuoi partner cambiano nel tempo – e tu non devi cancellarli

In un software di gestione aziendale i dati di partenza per lo svolgimento dell’attività sono contenuti nelle anagrafiche clienti e fornitori. Questo sia che si voglia compilare un documento, come una fattura o un ordine, sia semplicemente eseguire una registrazione contabile.
Per tale motivo la correttezza di tali dati rappresenta un aspetto decisamente importante, così come la gestione di eventuali modifiche che inevitabilmente intervengono nel corso dei rapporti fra te e i tuoi clienti.

Per esempio, quante volte ti è capitato che un cliente ti abbia comunicato un cambiamento di indirizzo o di forma societaria? Se da un lato è evidente l’importanza che i dati vengano prontamente corretti, dall’altro è altrettanto importante tenere traccia dei dati storici. Solo in questo modo è possibile garantire una gestione ordinata e un controllo efficace sulla tua documentazione, oltre che tracciare in modo puntuale tutti i cambiamenti avvenuti nel tempo.

Come si fa a tenere traccia dei cambiamenti: salva i dati storici con Arca Evolution

Lo sapevi che Arca Evolution ti aiuta in modo chiaro e semplice nella gestione delle modifiche delle informazioni anagrafiche attraverso una procedura immediata? Nel momento in cui modifichi il dato nella scheda anagrafica secondo le indicazioni del cliente, il software ti offre la possibilità di “salvare i dati storici”. Se clicchi il tasto di conferma, oltre ad aggiornare il dato nella scheda anagrafica principale, Arca salverà per te anche il dato precedente e tu potrai specificare la data esatta fino alla quale quel dato è stato valido. Ad esempio, se un cliente ti comunica che dal 1 gennaio la sua sede legale si troverà ad un altro indirizzo, non appena ti arriva la comunicazione tu potrai aggiornare l’anagrafica e indicare che l’indirizzo precedente sarà valido fino al 31 dicembre. Se te lo comunicano a cose fatte… non preoccuparti, puoi anche inserire una data già passata!

I vantaggi: i dati sono corretti in qualunque momento tu visualizzi il documento

Tutte le informazioni utili per la tua gestione documentale sono così disponibili in maniera integrata nello stesso software con una facilità estrema di consultazione, attraverso il tasto “visualizza i dati storici” presente nella schermata generale dell’anagrafica. Con questo meccanismo, nel momento in cui dovessi ristampare o visualizzare un documento precedente al cambiamento, il documento ti verrà presentato con i dati corretti a quella data, mentre in fase di creazione di una nuova fattura o altro documento il software preleverà automaticamente tutti i dati del cliente dalla versione aggiornata della scheda anagrafica.

Oltre a gestire in modo efficace i dati dei clienti attuali, Arca Evolution ti semplifica anche l’inserimento di nuovi fornitori: scopri come nell’articolo precedente della nostra serie!

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